Af Annelene Højvang Larsen, kommunikationskonsulent, Dansk Selskab for Patientsikkerhed

Da afdeling 4 hos Demens- og HjerneCentrum Aarhus i 2016 kom med som pilotenhed i I sikre hænder, var det en afdeling præget af et usundt arbejdsmiljø.

- Der var enormt mange utilsigtede hændelser, og sygefraværet havde været rigtig højt i mange år. Der var stort personaleflow og en kultur, hvor det var svært for nye medarbejdere at finde sig til rette. Dertil kom en del konflikter medarbejderne imellem, siger afdelingsleder Hanne Borring.

Siden er sygefraværet mere end halveret fra 18,9 sygedage pr. medarbejder om året til 8,9 sygedage.

- 10 arbejdsdage per medarbejder er meget at gå ned, og det er en stor forandring. Jeg tror, det skyldes, at medarbejderne ikke er utrygge længere. Det kunne tidligere kværne rundt i hovedet på dem, om de havde gjort deres arbejde rigtigt, og den usikkerhed tog de med hjem. Det gjorde dem sårbare og lettere syge, siger Hanne Borring.

Tavler og arbejdsgangsanalyser gav overblik

Noget af det første, der blev arbejdet med, var brugen af tavler til at skabe overblik. Det stod imidlertid hurtigt klart, at der ikke var systematik i arbejdsgangene. Forbedringsteamet, der gik forrest i arbejdet med I sikre hænders metoder, måtte derfor først analysere de eksisterende arbejdsgange.

- Man troede måske, at man gik og gjorde det samme, men indså hurtigt, at det gjorde man ikke. Den øgede bevidsthed om egne arbejdsgange og diskussion omkring, hvad den bedste arbejdsgang er, startede virkelig en faglig udvikling hos personalet, siger Hanne Borring.

Det samme mønster gentog sig, da de gik i gang med at implementere medicinpakken. Her viste en arbejdsgangsanalyse af dispenseringen, at der var meget forskelligartede processer.

- Der var mange aha-oplevelser undervejs, og det rykker altså. Det har stor betydning, at der opstår tillid og åbenhed i personalegruppen, og det hjalp klarlægningen af arbejdsgange til. Den åbenhed gør, at rigtig meget af arbejdet glider nu, og der kommer større faglig dybde i diskussionerne. Man er ikke længere bange for, at ens fejl bliver opdaget, men bringer dem selv på bane, så man sammen kan lære af dem, siger Hanne Borring.

Formål skal være tydeligt for alle

Hanne Borring blev ansat som afdelingsleder for 14 måneder siden. På det tidspunkt var afdelingen kommet godt i gang med at bruge tavlerne, men forbedringsteamet havde endnu ikke kollegaerne helt med.

- De manglede at fortælle om baggrunden og formålet med det, de gik og arbejdede med. Alligevel havde kollegaerne taget tavlerne til sig, fordi de kunne se, at det gav noget. Da de så fik formålet koblet på, skete der kæmpeskridt, siger Hanne Borring.

Ifølge hende kan formålet være ganske enkelt og bare en enkelt sætning. I forhold til medicinpakken er det f.eks. at sikre, at borgerne får den rigtige medicin på det rigtige tidspunkt.

- Vi vil alle sammen borgerne det bedste, så det, at medarbejderne hele tiden bliver mindet om, hvorfor vi skal prøve at gøre tingene anderledes, det giver gejst. Vi kan med det samme se på vores data, hvis vi i en periode glemmer formålet, siger Hanne Borring.

Kollegaer har tillid til forbedringsteamet

Forbedringsteamet består af en fysioterapeut, to sygeplejersker og to social- og sundhedsassistenter. De har i dag formået at involvere hele afdelingen, og deres kollegaer bruger teamet til at skabe forbedringer.

- Hvis de et sted kan se, at det ofte er ved den samme borger, der glemmes medicin kl. 12, så laver de en brainstorm og involverer teamet. Derefter afventer de, at teamet vender tilbage og laver afprøvninger. Ikke alle idéer bliver brugt, men alle idéer bliver drøftet, siger Hanne Borring og fortsætter:

- Der er tillid og ro til, at teamet laver afprøvninger i en rækkefølge, så vi tager lidt ad gangen og får set på, hvad der virker og ikke bare kaster os ud i forandringer. Tidligere begyndte man jo bare at gå i en ny retning, og det var ikke altid, man fik stoppet op for at se, om der var nogen med én.

Arbejdspladsen er som forandret

Afdelingslederen er ikke i tvivl om, at arbejdet med tavler og strukturerede arbejdsgange har givet et kæmpe løft i forhold til at nedbringe sygefraværet.

- Det giver den enkelte medarbejder tryghed i, at der er styr på det omkring ens borgere. Og det er overskueligt, hvilke opgaver man forventes at løse. Det betyder meget, siger Hanne Borring og fortsætter:

-  Det er en helt anden arbejdsplads nu. Ikke mindst så er der rigtig meget arbejdsglæde. De er simpelthen blevet bedre til at lytte og til at rumme hinanden, og nyansatte oplever, at der bliver taget rigtig godt imod dem. Nu har personalet endda overskud til at bede om udfordringer.

Hanne Borring har løbende sygefraværssamtaler med medarbejderne for at høre, hvordan de kan få det bedre på arbejdspladsen. Her er tilbagemeldingen, at den struktur, der følger med I sikre hænder, er det, der gør en forskel for dem.

- Derfor ved jeg, at medarbejderne oplever, at I sikre hænder er medvirkende til, at de ikke er så meget syge. De er blevet idérige, initiativrige og har overskud til at gøre noget for at styrke det sociale. Hvis de tager arbejdet med hjem i dag, så er det, fordi de går og tumler med nogle positive idéer, siger Hanne Borring.

Tiltag til at mindske sygefravær

Ifølge afdelingsleder Hanne Borring er der flere tiltag, der har understøttet forbedringen af arbejdsmiljøet, f.eks. planlægning, der understøtter kontinuiteten og sygefraværssamtaler.

Der, hvor hun konkret kan se, at arbejdsmetoden fra I sikre hænder har påvirket sygefraværet, er:

  • Ensartede arbejdsgange, der nedsætter stressfaktorerne, fordi medarbejderne ved, hvad de gør, og at de gør det rigtige.
  • Faglig stolthed ved bl.a. faglig dialog om utilsigtede hændelser.
  • Medindflydelse på arbejdsgange.
  • Tavler som overbliksværktøj, der med til at give en mere struktureret hverdag.
  • Spredning af metoden, der sikrer, at medarbejderne har fælles retning, samtidig med at de motiveres til at tage ansvar.

>>> Læs mere om forbedringsmetoder

FAKTA

Hos afdeling 4 er der:

25 fastansatte, de fleste på nedsat tid.

15 studerende/ufaglærte i faste weekendrul.

25 borgere, der pga. demenslidelse har meget behov for kontakt og tryghed.

Sygefravær hos afdeling 4:

September 2016 – august 2017:
18,9 dage pr. medarbejder

September 2017 – august 2018:
8,9 dage pr. medarbejder

Tavlemøder

Før I sikre hænder blev tavler ikke brugt systematisk hos afdeling 4. Strukturen var den, at der blev læst beskeder op i plenum i personalegruppen, hvorefter de gik hver til sit og påbegyndte plejen.

I dag foregår tavlemøderne dagligt med fast dagsorden og skiftende tavleførere. Her gennemgår personalet sammen borgernes behov og diskuterer problematikker tværfagligt. Der samles data på medicinhåndtering, og utilsigtede hændelser drøftes med læring for øje.