Af Annelene Højvang Larsen, kommunikationskonsulent, Dansk Selskab for Patientsikkerhed

I det østlige Jylland har seks projektledere dannet en erfa-gruppe eller klynge – betegnelsen er de selv lidt i tvivl om - hvor de kan dele erfaringer og sparre med hinanden.

Da de den 2. april 2019 var i København i forbindelse med en workshop for projektledere og forbedringsagenter i I sikre hænder, var det en god lejlighed til at få dem til at fortælle om deres uformelle samarbejde over frokosten - i gruppens ånd insisterede de på et fælles interview.

De seks projektledere er Lene Vestersager fra Syddjurs Kommune, Agnete Benner Lundgård fra Silkeborg Kommune, Hanne Thorsager Olsen fra Mariagerfjord Kommune samt de tre projektledere fra Aarhus Kommune: Ane Blom, Sofie Bräuner Madsen og Linda Friis Jedig.

Af hensyn til artiklens længde vil de fremover kun blive nævnt ved fornavn.

Hvordan er idéen til jeres gruppe opstået?

Linda peger med det samme på Hanne, som virker overrasket, mens de andre virker enige.

- Du var i hvert fald meget motor på det, siger Ane og uddyber: - Vi blev sat geografisk sammen til Læringsseminar 2 i 2017. Der kiggede vi hinanden i øjnene og kunne se, der var et behov, så vi aftalte at prøve det af med at mødes.

- Ja, geografien har dannet gruppen, siger Agnete.

- Og et fælles behov for at have nogle tæt på at dele med, supplerer Ane.

- Du er meget alene som projektleder: Hvem er det, man kan dele det med, som kan forstå, at det ikke altid er let? spørger Hanne retorisk.

- Så handler det jo også om, hvordan vi kan få forbedringsarbejdet til at leve i hverdagen, siger Linda.

- Det er noget med at komme et spadestik dybere. Vi får et indblik i hinandens arbejde og den situation, hinanden står i, siger Agnete. 

- Ja, man kan spørge om nogle andre ting, end man måske kan over telefonen, siger Lene.

- Men vi er egentlig disciplinerede, for vi laver en dagsorden, siger Hanne. 

- Og vi følger den næsten, griner Agnete og tilføjer: - Men man må selv tage referat af det, man har brug for.

Hvilke emner har I typisk på dagsordenen?

- Organisering, svarer Agnete med det samme og tilføjer: - Og så er data et tilbagevendende emne. I begyndelsen var det meget forbedringsmetoden, for hvordan kom vi overhovedet i gang? Emnerne har flyttet sig efter, hvor vi er henne i forløbet.

Linda nævner spredning, og Lene kvalitetsopbygning.

- Møderne resulterer også i, at vi finder ud af, at der er noget, vi ikke forstår, og som vi så må bede om at få afklaret, siger Hanne og fortsætter:

- To af punkterne på programmet for workshoppen i dag er kommet fra os, fordi vi har ønsket at blive klogere på stikprøver og aggregeret data og høre om andres erfaringer.

- Det var måske ikke været fast dagsordenspunkt, men det har også været en ventil. Her var det legalt at smide, hvis noget var svært, og man ikke lige vidste, hvad man skulle gøre, siger Ane.

Kan I beskrive, hvad det er for et samarbejde, I har fået skabt?

- Vi har fået skabt et trygt og tillidsfuldt forum, hvor der netop er plads til at åbne for ventilen. Vi får det jo så vendt rundt til noget konstruktivt, svarer Agnete, der suppleres af Hanne:

-  Vi vil det jo. Vi er ikke en boykot-gruppe, der er kritiske over for alt. Vi vil gerne prøve at forstå og at omsætte, og det bruger vi hinanden til.

- Fortroligheden er vigtig. Jeg ved, at jeg godt kan fortælle om noget, der er svært i Aarhus Kommune uden at være bekymret for, at det kommer videre, siger Ane.

- Men jeg tager altså ikke fra de møder og føler, jeg har været en skraldespand, som andre har læsset af i. Vi bruger det som ventil, men det er ikke det, man går derfra med. Man går opløftet derfra med lyst til at komme videre, siger Agnete.

- Netop, men det kan være rart at vide, at andre også har de udfordringer, indvender Lene.

- Jeg synes altid, jeg får nye idéer til noget, jeg kan gøre ved det, jeg sidder fast i, siger Hanne og Lene supplerer: 

- Ja, vi får meget læring fra hinanden. Både vi i Syddjurs og Aarhus har Cura, og der er det også en fordel at kunne sparre med hinanden.

- Hvis jeg sidder i min hverdag og mangler noget, så ved jeg, hvad de andre arbejder med, så jeg kan være målrettet i min kontakt og behøver ikke at "forstyrre" alle projektledere – jeg ved, hvem jeg skal spørge, siger Agnete.

Kan I komme med konkrete eksempler på jeres samarbejde?

- Ja, det kan du da, siger Ane henvendt til Linda, som tager imod opfordringen:

-  I Aarhus Midt blev vi i tvivl om, hvorvidt vi registrerede tryksår korrekt. Så kontaktede jeg de andre. Det var egentlig bare et tvivlsspørgsmål, men jeg blev bekræftet i, at vi gjorde, som vi skulle.

- Det er jo svært at give endegyldige løsninger til hinanden. Det er mere sparring og idéudveksling, siger Agnete.

- Vi har fx delt undervisningsprogrammer om, hvordan vi opbygger kompetencer, siger Linda.

- Noget af det, jeg er blevet klogere på, er, at man kan løse de samme opgaver på mange måder. Jeg har nok haft en forforståelse af, at det var et lidt låst program, men der er mange muligheder, og det finder jeg inspiration til her, siger Ane.

Hvis andre vil kopiere jeres model, hvad skal de så være opmærksomme på?

- Som i alle andre gruppedynamikker skal det fundamentale være i orden: Tilliden skal være på plads. Få aftalt spillereglerne, lyder det fra Agnete.

Lene mener også, at det er en god idé at lade det gå på skift, hvor de mødes: - Det giver noget ejerskab, at vi flytter ansvaret.

- Og at vi er fælles om at lave dagsorden, supplerer Linda.

- Det er da også en faktor, at vi har maks. en times kørsel til hinanden. Det er en lavpraktisk faktor, at det ikke er svært at mødes, siger Hanne.

- Ja, men det er nok faktisk det væsentligste i forhold til at få det her til at køre, siger Agnete.

De er alle seks enige om, at det er nødvendigt med opbakning fra ledelsen.

- Vi er heldige alle at være i en stilling, hvor det er okay, at vi har brugt 3 timer hver anden eller tredje måned for at mødes. Opbakning til det er vigtigt, siger Hanne, inden Agnete kommer med en afsluttende kommentar:

- Jeg er faktisk så naiv, at jeg også tror, at vi er med til at kvalificere Selskabet. For vi er jo også med til at kvalificere arbejdet med vores spørgsmål.

- Ja, vi er med til at udfordre selskabet, siger Hanne, mens de andre nikker.

>>> Se flere nyheder fra I sikre hænder

Om erfa-gruppen

Gruppen består af 6 projektledere fra det østlige Jylland.

De mødes ca. hver 2. eller 3. måned efter behov. I 2018 blev det til 5 møder.

De skiftes til at være hos hinanden. Værten er ansvarlig for at sende invitation og indhente emner til dagsorden.  

Møderne er typisk fra 9-12, hvor de begynder med morgenmad og afsluttes med frokost.