Undgå dokumentationsfælden, og skab mere tid til borgerne

Af Maria Lillesø Jepsen, kommunikationskonsulent, Dansk Selskab for Patientsikkerhed

Dokumentationsfælden klappede for den tidligere I sikre hænder-kommune Sønderborg, der uden at opdage risikoen i tide havde skabt sig et bjerg af papirskemaer, interne beskeder, uhensigtsmæssige arbejdsgange og en kultur bygget på kontrol.

Lokkemaden var et sikkerhedsnet, der garanterede, at alle opgaver i ældreplejen blev udført. Det endte dog med at tage tid fra kerneopgaven og dét, der betød mest for borgerne. Projektleder i Sønderborg Kommune Tove Salting, blev overrasket over, hvor meget unødvendig dokumentation, der gennem årene havde hobet sig op.

- Da jeg så før-målingerne blev jeg bleg. Der var stort potentiale for at vinde tid. Potentialet ved at forbedre var, at der kunne spares op til flere timer dagligt i et distrikt, fortæller Tove Salting.

Vi arbejdede med de greb og metoder, som vi havde lært fra I sikre hænder. Vi var meget bevidste om, at det var frontmedarbejdere, som skulle arbejde med at forenkle dokumentationen.
- Tove Salting, projektleder, Sønderborg Kommune

Gennem forbedringsprojektet ”Kvalitet og forenkling af dokumentation” frigjorde Sønderborg Kommune sig fra fælden og fik frigivet mere tid til pleje, omsorg og nærvær til den enkelte borger i ældreplejen.

- Vi sparer ikke tid, vi vinder tid til at være sammen med borgeren, slår Salting fast.

Mindre tid på dokumentation, mere tid til borgerne
Resultaterne, som Sønderborg Kommune har opnået, taler for sig selv: Mindre tid på dokumentation, mere tid til borgerne og bedre arbejdsmiljø for medarbejderne.

Undervejs i projektet er 92 papirskemaer fjernet, hvoraf 74 papirskemaer er udgået helt, mens de resterende er integreret i det elektroniske system. Antallet af interne beskeder er halveret, 10 ændringer i digitale arbejdsgange har sparet tid og givet bedre arbejdsgange, og der er skabt en grundlæggende kultur, der er baseret på tillid frem for kontrol.

- Vi arbejdede ud fra, hvor lidt vi kunne nøjes med at dokumentere. Og hvad er ”need to know” og ”nice to know”. Vi har tillid til, at hvis opgaven står i en handlingsanvisning/døgnrytmeplan, så gør medarbejderne det, fortæller projektlederen.

Frem for alt tilbringer medarbejderne nu mere tid hos borgerne, som de inddrager i dokumentationen. Det giver tryghed for borgerne, og det mindsker risikoen for fejl, at der dokumenteres på stedet.

- Potentialet i at dokumentere hos borgeren er øget borgerinddragelse, og borgerne synes, det er rart at blive inddraget. Det er større patientsikkerhed, da risikoen for at glemme oplysninger bliver mindre, og data dokumenteres tidstro. Arbejdsmiljøet bliver bedre ved at dokumentere med det samme, da medarbejderen ikke skal huske oplysninger og være bange for at glemme ting, forklarer Tove Salting.

For blot at nævne nogle af de resultater, der er kommet ud af projektet.

>>> Se alle resultaterne fra projektet om forenkling af dokumentation på siden for projektet

En tung dokumentationskultur skabt af dem selv
En ny dokumentationsmetode i 2018 og gentagne tilsyn betød, at Sønderborg Kommune lagde ekstra dokumentation på for at sikre, at de levede op til kravene. Når opgaver ikke blev udført, eksisterede der en kultur, hvor medarbejderne oprettede et skema, hvor de skulle kvittere for, at de havde udført opgaven.

- Der opstod en kultur af kontrol i stedet for tillid – skabt af medarbejderne selv. Noget af dokumentationen stammer fra I sikre hænder.

Lave en time out undervejs. Stop op, få ryddet op og undersøg, hvad der kan nøjes med
- Tove Salting, projektleder, Sønderborg Kommune

Medarbejderne fandt ud af, at de havde meget dobbeltdokumentation, fordi de opfandt deres egen dokumentation.

- Vi lavede en timeout og spurgte hinanden: Hvordan kan vi arbejde med det her? Vi arbejdede med de greb og metoder, som vi havde lært fra I sikre hænder. Vi var meget bevidste om, at det var frontmedarbejdere, som skulle arbejde med at forenkle dokumentationen.

Undgå at ryge i fælden eller få hjælp til at komme ud af den
Sønderborg Kommune har endelig fået den røde tråd ind i sin dokumentation – men der var rigtig meget, der skulle ryddes op i.

Tove Salting opfordrer til, at andre kommuner får stoppet op i tide, så de ikke skal kæmpe sig ud af samme fælde.

- Lav en timeout undervejs, og ryd op i skemaer. I stedet for skemaer skal vi være skarpere til at oplære nye medarbejderne og følge op på, om medarbejderne gør det sikkert. Stop op, få ryddet op og undersøg, hvad der kan nøjes med, fortæller Tove Salting.

Vil du selv igen med at rykke op i dokumentationen og arbejdsgangene? Dansk Selskab for Patientsikkerhed har udgivet et katalog med erfaringer og indsatser fra projektet i Sønderborg Kommune, som giver inspiration til andre, der ønsker at arbejde med forenkling og kvalitet af dokumentation og derved skabe mere tid og nærvær for borgere.

>>> Download inspirationskataloget ”Kvalitet og forenkling af dokumentation”